Siete pronti per la fatturazione elettronica?

La fattura elettronica è una fattura telematica, emessa e trasmessatramite sistemi informatici e conservata in formato digitale

La fattura PA è il sistema di fatturazione che le imprese devono utilizzare per emettere fattura nei confronti della Pubblica Amministrazione. L’obbligo di fatturazione elettronica, in vigore dal 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale è stato esteso a tutte le altre amministrazioni pubbliche dal 31 marzo 2015: da questa data le fatture cartacee non possono essere accettate dalla Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento. Successivamente, è stata introdotta la possibilità per i contribuenti di optare per l’utilizzo del servizio per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche che l’Agenzia delle entrate ha messo a disposizione a decorrere dal 1° luglio 2016. E’ un sistema che permette l’emissione della fattura elettronica gratis e che viene messo a disposizione anche per le fatture elettroniche scambiate tra privati. Inoltre, dal 1° gennaio 2019, entra in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica anche tra i privati.

Cosa è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento in formato digitale (dunque, una fattura digitale) la cui autenticità e integrità sono garantite:

– dalla presenza della firma elettronica di chi emette la fattura digitale;

– dalla trasmissione della fattura elettronica ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

– trasmette la fattura elettronica dal fornitore alla Pubblica Amministrazione;

– trasmette le notifiche relative alle attività svolte alla Pubblica Amministrazione e al fornitore;

– consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il monitoraggio della Finanza Pubblica.

Obbligo di fattura elettronica nei confronti della PA

Nei confronti della Pubblica amministrazione è prevista la fatturazione elettronica obbligatoria. A tale proposito, è stato previsto che la trasmissione della fattura elettronica, anche per il tramite di intermediari, avvenga attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Le PMI possono accedere a un apposito portale elettronico, per utilizzare servizi e strumenti informatici per la generazione di fatture nel formato richiesto dallo SDI, oltre che per la conservazione delle stesse.

Come emettere la fattura elettronica PA

Le caratteristiche tecniche di un file di fattura elettronica sono regolamentate da appositi standard. In pratica essi contengono le regole per elaborare una fattura elettronica.

Nel dettaglio, il contenuto informativo di una fattura verso la pubblica amministrazione (fattura PA) prevede l’indicazione di informazioni:

– da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente;

– indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.

Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura elettronica ulteriori dati e precisamente:

– informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;

– informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

Ogni fattura elettronica, o lotto di fattureelettroniche, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predispostosecondo il formato della fattura PA. Il singolo file, oppure più file singoli,possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un filearchivio. Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” inmaniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio.Il Sistema di Interscambio, ricevuto un file archivio, elabora e trasmetteall’Amministrazione destinataria il file o i file in esso contenuti. Ogni filefattura PA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmatoelettronicamente dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato difirma qualificata.

Conservazione delle fatture elettroniche

E’ previsto un sistema di conservazione delle fatture elettroniche che garantisce nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione sono stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale che gestisce anche l’elenco dei conservatori accreditati. Tra gli altri enti, anche l’Agenzia delle Entrate ha un servizio di conservazione della fattura elettronica rivolto sia agli operatori economici che a coloro che ricevono fatture elettroniche (e ai relativi intermediari incaricati).

La funzionalità prevede come prerequisito l’adesione ad un accordo di servizio specifico.

Imposta di bollo sulla fattura elettronica

Sulla fattura elettronica, è dovuta l’imposta di bollo tramite modalità telematica (modello F24) in un’unica soluzione a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale.

Il soggetto obbligato è la persona fisica o giuridica tenuta a corrispondere l’imposta di bollo sui documenti informatici, anche nel caso in cui l’incarico della fatturazione elettronica e conservazione venga esternalizzato a terzi in outsourcing.

Per le fatture elettroniche emesse senza addebito o applicazione dell’IVA e con un importo superiore a euro 77,47:

– è dovuta l’imposta di bollo nella misura di 2,00 euro;

– occorre riportare in fattura una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta di bollo.

Fattura elettronica tra privati

Dal 1° luglio 2016 è possibile utilizzare la fattura elettronica anche tra privati.

Dal 1° gennaio 2017 è possibile optare per la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni. In caso di opzione, è possibile fruire di alcune agevolazioni e semplificazioni fiscali.

Invece, dal 1° gennaio 2019, salvo proroghe, scatta l’obbligo di emissione e ricezione delle fatture elettronicheriferite alle operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, nonché l’obbligo di trasmissione telematica dei dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato.

Con riferimento alle cessioni di carburante, è prevista l’anticipazione della decorrenza di obbligo di fatturazione elettronica al 1° luglio 2018, ma limitata alla benzina e al gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione e solo per le cessioni non effettuate presso gli impianti stradali di distribuzione.